本日は雇用調整の為、操業をしていません。年度が変わっても仕事が薄いのは相変わらずで悲しい限りです。
…と、いうことで今日は前回の定例会で実施したワークショップ後に浜﨑さんの方から承った宿題に取り組んでいます。
対象者のみなさん、締切りは今週末でしたよ。


今月の定例会でのセミナー発表者はワタシになります。
テーマは「事務作業のルーティン化について」です。

みなさんは、Excelに「マクロ」という機能がついているのをご存じですか？カンタンに言うとこの機能はパソコンにある一定の指示を与えて登録しておき、いつでも呼び出すことによりパソコンにその作業をさせることができる機能です。

カンタンな例で言うと、誰かにデータを打たせておいて、その後、名寄せや集計しようとする時に
①半角と全角がごっちゃになって気持ちわるい
②ハイフン”－”が”ー”になってイライラする
…というようなことがあったりするかな？？、と思います。
そんなときに、このテの作業を登録しておいて呼び出すと一瞬で修正してくれるので、作業効率ならびに精神衛生上、非常に有効です。

じゃあ、「どうやればできるの？」って話なんですが、コードという命令書を作成してパソコンに理解させます。コードには書き方があるので勉強が必要ですが習得すれば非常に便利です。
しかも、パソコンは馬鹿正直にコードに書かれていることを実行します。そのため的確な指示と最適な順序を予めお膳立てして上げないと結構トンでもないことになるんです。
…で、コレをまともに動かすには「書いて」→「動かして」→「直す」そしてまた「書いて」…を繰り返してモノにしていきます。まさにPDCAです。いわゆる生みの苦しみですね。

前置きが長くなったんですが、ここからが本題なんです。つまり、「作業して欲しいこと」を「自分が思ったとおり」にしてもらうには、きめ細かな手順書の作成が必要です。
それを作成するには作業を見える状態にして、その通りに実行し、正しく作業が完了するか確認します。
正しく終了しない場合は、原因を捜して、修正を加えていきます。

この作業は、実際の事務作業等を正しく効率的に行うために、作業の手順を作成するのにも応用できます。
みなさんは自分自身が結構仕事ができることを知らないので気づかないかも知れませんが、自分が部下や他の誰かに作業を頼むのに意外と難しいことをお願いしている場合があります。
作業を砕いて砕いて見える化することによって、単純な作業でもプロセスがそれなりに存在することがわかります。
いつも頼んでいる仕事でいつも間違ってしまうことがある場合、作業者の能力よりも手順の見落としがあるかも知れません。ミスのリカバリーは通常の倍以上の労力を費やすことになるのでできるだけ避けたいですよね？

今回のセミナーでは作業をどう砕くかのヒントがあるんじゃないかと思います。みなさんの日常の業務の一助になれば…と思い、現在資料を鋭意作成中です。

遠州工機＠ナカガワ